Na czym dziś polega elektroniczny system obiegu dokumentów?
Dokumenty w wersji elektronicznej (wypierające tradycyjny obieg dokumentów) są dziś praktycznie wszędzie: w małych firmach, międzynarodowych korporacjach, urzędach czy w sektorze bankowości. System zarządzania dokumentami w formie cyfrowej z jednej strony ułatwia wiele procesów związanych z przepływem dokumentów, z drugiej — wymaga specyficznej organizacji pracy.
W niektórych branżach czy sektorach szalenie istotne jest ponadto działanie zgodne z literą prawa, a często także zmiennymi przepisami. W tym kontekście z pomocą przychodzi wykorzystanie systemów informatycznych klasy EZD dostosowane do specyficznych wymagań, potrzeb podmiotów oraz zasad obiegu dokumentów.
Elektroniczny Obieg Dokumentów a Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Co mają wspólnego, a czym się różnią?
EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) i EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to skróty odnoszące się do pojęć pokrewnych, lecz często mylonych. Oba odnoszą się przecież do zarządzania dokumentami w formie cyfrowej. Różnią się jednak zakresem, celem i zastosowaniem.
W kontekście zakresu działania EOD koncentruje się na procesie przekazywania dokumentów między użytkownikami lub działami. Służy do usprawnienia workflow oraz automatyzacji procesów biznesowych – np. elektronicznego obiegu faktur kosztowych, wniosków urlopowych, umów czy elektronicznego przepływu informacji wewnętrznych. Celem jest podniesienie poziomu efektywności operacyjnej, poprawienie bezpieczeństwa danych i przyspieszenie codziennej pracy biurowej poprzez np. odciążenie działu księgowości.
EZD obejmuje natomiast tworzenie, klasyfikację, przechowywanie i archiwizację dokumentów. Dotyczy więc kompletnego cyklu życia dokumentu realizowanego zgodnie z przepisami prawa (w szczególności w administracji publicznej).
Co istotne, w przypadku EZD szczególnie ważna jest zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi dokumentacji. Mogą to być np. instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), czy zasady archiwizacji zgodne z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym. Tego typu wymogi nie obowiązują w systemach klasy EOD – bardziej elastycznych i dostosowanych do potrzeb firm.
Podsumowując: EOD to zatem szerokie podejście, a EZD to już specyficzny system, który wdraża EOD zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji.
Elektroniczny obieg dokumentacji – co wybrać dla swojej organizacji?
Celem Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest optymalizacja i przyspieszenie obiegu informacji w organizacji. Celem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jest natomiast zapewnienie formalnej, zgodnej z prawem ewidencji dokumentacji oraz kontrola nad jej przechowywaniem i przetwarzaniem. Zasadniczo więc:
- EOD stosowany jest głównie w firmach czy korporacjach – wszędzie, gdzie liczy się szybkość i efektywność procesów obiegu dokumentów w firmie.
- EZD stosuje się głównie w administracji publicznej (urzędy, szkoły, uczelnie), gdzie przepływ informacji musi być nie tylko efektywny, ale i zgodny z pewnymi normami.
Elektroniczny Obieg Dokumentów — nie każdy system dla każdej organizacji
Wdrożenie to proces złożony, wymagający gruntownej analizy potrzeb oraz możliwości przedsiębiorstwa – nie tylko teraz, ale i w przyszłości. Oznacza nie tylko poważną inwestycję finansową oraz zmiany, ale też potrzebę testów, przeszkolenia zespołu czy reagowania na bieżące wyzwania, gdzie nieocenioną rolę odgrywa zaangażowane wsparcie techniczne.
Wiele nowoczesnych systemów klasy EOD wyposażone zostało w funkcje typowe dla systemów klasy EZD. To np. wersjonowanie dokumentów, rejestry pism, nadawanie klasyfikacji, także akceptacja dokumentów lub ograniczenia dostępów zgodne z polityką bezpieczeństwa i wiele innych.
Jeśli organizacja jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną, JRWA lub ustawą o narodowym zasobie archiwalnym – powinna wdrożyć rozwiązanie EZD. Takie wymagania dotyczą przede wszystkim jednostek sektora publicznego. Stąd, jeśli zarządzasz prywatną firmą, która nie jest obciążona tego rodzaju regulacjami, a chcesz usprawnić procesy biznesowe, podnieść efektywność operacyjną czy oszczędzać czas – wybierz skrojony na miarę Twoich potrzeb system klasy EOD.
Artykuł sponsorowany
